Traitement des demandes pour votre entreprise

Rôles, objet et durée

L’entreprise titulaire du compte est responsable du traitement des données de ses prospects. FACTOTUM DIGITAL, SASU agit comme sous-traitant pour préparer ses campagnes, héberger ses notices et conserver les éléments de suivi qu’elle saisit dans Facto Pub. La version pilote ne collecte pas automatiquement les prospects ou messages Meta. L’annexe s’applique pendant l’utilisation de ces fonctions, puis jusqu’à restitution ou suppression des données confiées.

Les personnes concernées sont les prospects et clients de l’entreprise. Les éléments confiés peuvent comprendre un repère de contact, la commune ou prestation, l’avancement d’une demande, les montants de devis ou de chantier et les identifiants de campagne autorisés. Ne confiez que les éléments nécessaires ; aucun renseignement sensible n’est demandé par le service.

Instructions et confidentialité

L’utilisation des fonctions et les demandes de support ou d’effacement constituent les instructions documentées de l’entreprise. Facto Pub n’utilise les données confiées que pour fournir ces fonctions et l’assistance demandée. Il signale une instruction qui lui paraît contraire aux règles de protection des données. Les personnes habilitées doivent respecter la confidentialité ; les accès sont limités à leurs missions.

L’entreprise vérifie les informations qu’elle publie dans sa notice et informe les personnes lors de la collecte. Elle n’utilise pas ce modèle pour ajouter une newsletter, revendre des coordonnées ou transmettre les demandes à d’autres artisans. Un autre fonctionnement nécessite une notice adaptée.

Prestataire autorisé et transferts

Pour le pilote, l’entreprise autorise spécifiquement Render Services, Inc. pour l’hébergement technique. Elle donne une autorisation générale distincte pour les sous-traitants ultérieurs de Render figurant dans sa liste publique, dans les limites de cette annexe et de son DPA. Factotum leur impose les obligations de protection appropriées aux traitements confiés, par une chaîne contractuelle assurant les mêmes garanties requises par l’article 28, et demeure responsable envers l’entreprise de l’exécution de ces obligations par ses sous-traitants ultérieurs. Les sauvegardes chiffrées sont conservées sur un Mac contrôlé par Factotum en France. Un changement de prestataire direct nécessitera une information et une autorisation spécifique préalable de l’entreprise. Pour les ajouts ou remplacements dans la chaîne Render, Factotum informe préalablement l’entreprise et lui permet de s’y opposer pour un motif documenté de protection des données en écrivant au contact de l’annexe avant l’entrée en vigueur annoncée. Le DPA Render prévoit une notification sur abonnement avec un préavis de dix jours. Factotum doit suivre ces notifications et les relayer sans retard afin de permettre l’objection ; aucun abonnement n’est déclaré déjà activé par ce document. En cas d’objection, Factotum recherche une solution avec l’entreprise ; si aucune solution appropriée ne permet d’éviter le nouveau sous-traitant, les traitements concernés doivent être arrêtés et les données restituées ou supprimées à son choix avant le changement, sans lui imposer de l’accepter. Meta fournit ses propres services selon les conditions qu’il applique ; il n’est pas présenté ici comme un simple sous-traitant de Facto Pub.

Le serveur de l’application est situé à Francfort. Render Services, Inc. et ses sous-traitants peuvent réaliser certains traitements hors de l’Espace économique européen. Leur accord de traitement prévoit les mécanismes applicables, notamment les clauses contractuelles types pour les transferts concernés. Meta intervient selon ses propres conditions et sa politique de confidentialité. Les sauvegardes applicatives choisies pour le pilote restent sur un Mac contrôlé par Factotum en France ; aucun stockage externe supplémentaire n’est raccordé pour ces copies. Les informations sur les garanties et les prestataires peuvent être demandées au contact données.

Mesures de protection

Le service utilise HTTPS, des comptes privés, des contrôles d’accès par propriétaire, une protection des écritures, un hachage des mots de passe et un chiffrement côté serveur des jetons Meta. Les médias et exports privés ne sont pas accessibles depuis le compte d’un autre membre. Les sauvegardes applicatives sont chiffrées et une restauration isolée est contrôlée avant confirmation de leur réception.

Pour ce pilote, une sauvegarde chiffrée est prévue chaque jour sur le Mac contrôlé par Factotum, avec conservation des quatorze dernières copies réussies. Il s’agit d’un nombre de copies, pas d’une garantie de quatorze jours : la sauvegarde attend le retour du Mac et de sa connexion s’ils sont indisponibles. Les copies de réception initiales hors rotation, y compris les copies déchiffrées ou restaurées de contrôle, seront supprimées au plus tard trente jours après leur création ; elles sont inventoriées avec leur échéance, et le contrôle quotidien de l’état des sauvegardes signale un dépassement tant qu’elles existent. Aucune suppression de ces copies n’est déclarée déjà réalisée. Les sauvegardes ne servent qu’à la reprise après incident. Avant toute remise en service d’une restauration, l’équipe doit réappliquer toutes les suppressions intervenues depuis la sauvegarde à partir des registres privés récents conservés séparément, puis en contrôler l’absence. Le registre technique minimal ne contient pas les coordonnées des prospects et reste disponible tant qu’une ancienne copie peut réintroduire les données. Sans registre récent fiable, la copie concernée reste hors service. L’effacement d’une ancienne copie suit sa sortie de la rotation ; il n’est pas annoncé comme immédiat. Ce dispositif provisoire doit être revu avant l’élargissement du pilote.

Droits, incidents et assistance

L’entreprise adresse ses instructions et questions à devenirfactotum@gmail.com. Facto Pub l’assiste pour rechercher, rectifier, restituer ou effacer les éléments qu’il traite pour son compte et lui transmet les demandes de personnes qui la concernent. Facto Pub informe l’entreprise sans retard injustifié d’une violation de données dont il prend connaissance, avec les éléments disponibles et leurs compléments. Il aide l’entreprise, compte tenu de la nature du traitement et des informations à sa disposition, à remplir les obligations des articles 32 à 36 : sécurité, notifications et communications de violations, analyses d’impact et consultation préalable de l’autorité si nécessaire. Il fournit aussi, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans la mesure du possible, l’assistance nécessaire aux demandes d’exercice des droits.

Les informations utiles pour démontrer le respect de cette annexe sont mises à disposition sur demande. Factotum permet les audits et inspections menés par l’entreprise ou un auditeur qu’elle mandate, et y contribue. Les modalités pratiques sont organisées de façon proportionnée au risque, avec confidentialité, protection des secrets et des données des autres membres ; elles ne subordonnent pas le droit de contrôle à une autorisation discrétionnaire ultérieure de Factotum. Si une obligation légale impose un traitement ou un transfert particulier, l’entreprise en est informée, sauf interdiction légale.

Fin du service et sauvegardes

Les demandes sont traitées sans retard injustifié. Une réponse sur les suites données est fournie dans un mois à compter de la réception de la demande. Lorsque l’effacement est fondé, notre objectif est de supprimer les données actives dans ce même délai. Si la complexité ou le nombre de demandes nécessite une prolongation légale, pouvant aller jusqu’à deux mois supplémentaires, son motif est communiqué dans le premier mois. Une exception à l’effacement et son fondement sont expliqués à la personne concernée.

À la fin du service, Factotum restitue les données personnelles confiées ou les supprime, au choix de l’entreprise, et supprime les copies existantes, sauf obligation légale de conservation qui sera précisée avec son fondement et sa durée. Les modalités de rotation des sauvegardes et de réapplication des suppressions ci-dessous s’appliquent aux copies de reprise ; elles ne permettent aucune autre exploitation des données effacées. Une ancienne sauvegarde restaurée doit faire l’objet d’une réapplication des suppressions avant toute remise en service.

Les comptes, informations d’entreprise, projets, sources et préparations sont conservés pendant l’utilisation du service. Les comptes sans activité depuis douze mois font l’objet d’une revue humaine pour proposer leur fermeture ou justifier leur maintien, sans suppression surprise des projets. Les demandes d’exercice des droits sont traitées sans retard injustifié, avec une réponse dans un mois à compter de leur réception. Lorsque l’effacement est fondé, notre objectif est de supprimer les données actives dans ce même délai ; après fermeture du compte, cet objectif est d’un mois à compter de la fermeture. Si la complexité ou le nombre de demandes exige une prolongation légale, pouvant aller jusqu’à deux mois supplémentaires, nous en expliquons le motif dans le premier mois. Les exceptions à l’effacement et leurs fondements sont précisés. Pour les prospects sans contrat, le pilote retient un an par défaut depuis la demande ou le dernier contact entrant réellement établi ; trois ans au maximum nécessitent le choix et la justification du membre. Une relance sortante ou un changement de statut ne prolonge pas cette durée ; en l’absence de date établie, aucune prolongation n’est présumée. Le jardinier reste responsable de son application ; le pilote ne purge pas automatiquement son suivi. Les notices de formulaire restent disponibles tant que le compte qui les héberge existe. Les preuves minimales de traitement des demandes de droits sont conservées un an après traitement, sauf litige identifié. Le registre technique minimal des suppressions est distinct : ses identifiants restent conservés tant qu’une sauvegarde encore détenue peut réintroduire les données, puis sont supprimés après vérification de la disparition de toutes les copies concernées. Les copies téléchargées ou conservées sur les appareils de l’utilisateur restent sous son contrôle.

Votre interlocuteur

Facto Pub est exploité par FACTOTUM DIGITAL, SASU, 15 avenue du Vieux Bourg, 33980 Audenge, France. Pour toute question relative aux données personnelles : devenirfactotum@gmail.com.